問題点への対処として必要性があるならば。
規約化して徹底したほうがいいと思う。
提案に対する議論の方法とかは、結局のところ〜の場合は〜してくださいっていう指示指定事項だから
どこに記載しようとひとつの縛りです。
自由意志を尊重してきた結果として現状があるのだから、
それが問題を生むから変えるべきだというなら規約化は仕方がないです。

必要性がないならモットーとして明示して今までどおり空気読んでてきとーに楽しくやってくだされ、で済ます。
ちなみに自分はこっちの考え方です。


話し合いの場としてチャットを使うかどうか。
チャットだと手っ取り早く話が進みやすい面もあるけども。
『公正さ』でいうなら話し合いは掲示板で行うのがいいと思います。
チャットだと参加者が限られるし、決定しないとは言ってもその場だけで意思統一がなされる危険性がある。
それから、フツーに自分の時間を使ってゲームを楽しみたい人にとって邪魔になるかもっていうのも
前からある問題です。
でも掲示板はどうしてもカタくなるので入りにくいって人もいるだろうし
そのへんどうなのかな〜とは思います。
個人的には、ぶっそーな考え方だけど楽しく遊びましょうってことのための話し合いなのに
血の通わない対話をしたところで意味がないと思うので。